Vous êtes rattaché.e au Responsable des Services Généraux et vous êtes en lien avec tous les collaborateurs du site.

Vos missions:

GESTION DU COURRIER
- Réception, tri et distribution du courrier entrant

- Préparation et envoi du courrier sortant

- Coordination avec les employés pour le dépôt du courrier des clients internes au service courrier

- Prétraitement du courrier « non traité » en ouvrant les lettres (si autorisation)

- Gestion de l'affranchissement des courriers/colis au départ

- Assurer le tri et la répartition du courrier par service et site

- Identifier les destinataires au sein des services et orienter le courrier vers les bons interlocuteurs

- Dater, signer et enregistrer les courriers recommandés dans le tableau de suivi pour en assurer la traçabilité

- Gérer le départ de la navette « courrier interne » vers le bâtiment Optima

- Proposer des solutions d'amélioration afin de gagner en efficacité et en rapidité sur les tâches quotidiennes.

- Etre garant.e de l'exactitude et de la qualité des données traitées.

ORGANISATION DES TOURNEES ET PILOTAGE DE LA NAVETTE INTER SITES
- Planification des tournées de distribution du courrier dans les différents départements du siège

- Pilotage de la navette inter-sites pour assurer la circulation sécurisée des documents entre les différents sites de l'entreprise.

GESTION DES ACHATS DU SERVICE COURRIER
- Saisie dans l’outil Smartbuy des achats liés au service courrier (fournitures, équipements, etc.)

- Négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs Tenue à jour des stocks et des inventaires.

SUIVI DES COÛTS POUR LES CONTRATS EN PLACE
- Surveillance et suivi des coûts liés aux contrats en place pour les services courrier

- Identification d'opportunités d'optimisation des coûts Rapports réguliers au Responsable des Services Généraux sur l'évolution des dépenses

ARCHIVAGE ET CLASSEMENT
- Archivage efficace des documents administratifs et du courrier

- Classement systématique pour assurer un accès facile aux archives

Compétences / Savoirs être:

- Méthodique, rigoureux.euse et qualités d'organisation et d'écoute

- Bonne maîtrise des outils informatiques

- Sens du service client

- Capacité à travailler en équipe

- Compétence à piloter les  transferts courriers inter sites

- Capacité à gérer les achats et à négocier avec les fournisseurs

- Compétence en suivi des coûts et capacité à proposer des solutions d'économies

FORMATION ET EXPERIENCE

Niveau d'études : Diplôme d'études secondaires ou équivalent Expérience préalable dans un poste similaire serait un atout

OUTILS INFORMATIQUES UTILISES

Webcycle, Smartby, outils propres à l’affranchissement des courriers /colis, Excel

Informations complémentaires:

- Basé à Ivry sur seine (94). Disponibilité obligatoire tous les mercredis pour assurer la présence au siège de Fontenay (31 Rue Roger-Salengro 94120)
- Flexibilité horaire en cas de pic d'activité ou de besoins spécifiques